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SA8000标准的理解参考(三)


公司代表
一、标准要求
•公司应指定一名高层管理代表,无论其其他职责,来确保公司达到本标准要求。
•公司应协助非管理类人员选出自己代表以就本标准相关事项增进与高层管理阶层的沟通。
二、理解要点
标准要求公司一名高级经理担任管理者代表,由他负责建立、实施和维持SA8000社会责任管理体系,确保公司运行符合SA8000标准要求。对于大型公司,如跨国公司、跨地区公司和集团公司,可以任命多个管理者代表,组成一个委员会。对于中小企业,有一个管理者代表就够了。管理者代表可以是专职的,也可以是兼职的。最高管理者应该提供足够的人力、物力和财力资源,确保社会责任管理体系的有效实施。
在公司社会责任管理体系建立和实施过程中,管理者代表的作用是明确的,负责公司社会责任事务,并对最高管理者负责。在本标准中,社会责任管理者代表的责任就是建立、实施和维持社会责任管理体系,确保公司达到本标准的要求。
与ISO 9000质量管理体系和ISO 14000环境管理体系不同,但与OHSAS 18000职业安全卫生管理体系类似,SA8000标准要求要求公司协助非管理层员工选出代表,即工人代表,由他们代表工人就有关社会责任的议题与公司管理层进行沟通。
如果公司有工会或其他类似的工人组织,可以由该组织推举合适的人选,作为工人和公司管理层之间沟通的桥梁。公司应提供适当的支持,方便工人代表定期联络和会见工人,收集工人的意见和建议,同时将公司的决定、计划和方案传达给公司经理,同时代表工人与高层经理平等协商。
计划与实施
一、标准要求
•公司应确保公司上下都通晓、执行本标准规定,包括但不限于下列方法:
a)明确界定职能、责任和职权;
b)聘用起始对新近和/或临时员工进行培训;
c)对现有员工定期进行培训和宣传;
d)持续监督有关活动和成效来检验所实施体系是否符合公司政策及本标准要求。
• 公司应协助非管理类人员选出自己代表以就本标准相关事项增进与高层管理阶层的沟通。
二、理解要点
管理体系的成功实施,需要公司全体有关的参与和支持,不能认为只有社会责任职能部门,如人事部,才负有这方面的责任,公司所有部门都不能置身事外,这与ISO 9000质量管理体系有较大的差异,SA8000社会责任管理体系必须覆盖每一个部门每一名员工,因为任何人的任何一项活动都可能影响到公司社会责任表现。
社会责任管理体系是结构化的体系,除了管理者代表,各级管理层及职能部门也要承担相应的职责。公司目标和管理方案是分级的,需要逐步细化,最后落实到人。组织架构和职责也应与公司的管理机构相适应,并配备必需的人力、物力和财力支持。
公司组织架构和职责划分是社会责任管理体系运行的关键问题。社会责任管理体系的建立不可能改变原有的公司管理模式,社会责任管理机构的设立是在原有的管理基础上补充完成的,这就要求明确职责,规定权限,为社会责任管理体系的运行打好基础。
社会责任管理体系需要每一名员工的参与,公司政策和程序要传达到全体员工,培训和沟通有助于全体员工意识的提高。公司应在招聘新工人包括临时工时为他们安排适当的培训,对在职工也要安排定期的培训和推广。
标准要求公司持续监督有关部门的活动和结果,确保体系的有效运作,达到公司政策和标准,这就需要公司建立运行监督检测机制和内部审核制度。例如,公司应该采取适当的方法,检查公司政策和程序是否有效运行,社会责任表现是否违反标准和法规要求,如是否误招童工,工人加班时间是否违反法规,是否拖欠工资,机器设备是否安全,工作场所空气质量是否合格,是否为工人提供适当的个人防护用品,等等。内部审核的目的是评价体系的符合性和有效性,促进体系的改进,审核依据是SA8000标准和公司管理体系文件和记录,审核方法包括:文件记录的审查、现场观察和与个人面谈。内部审核应有计划系统地进行,每年应制订年度审核计划。内部审核计划可以集中一段时间进行,也可以逐个要素或逐个部门进行。一般体系建立和运行初期审核次数应多一些,当体系结构有重大变化,公司运作发生重大变化,或者发生严重事故时,要及时审核。
内部审核的效果,很大程度上取决于审核员的技能和知识,因此,内部审核员应当经过适当的培训。内部审核员应与审核对象没有直接责任关系。审核前要做好准备,包括组成审核小组,制订检查表,通知审核对象。内部审核要记录审核结果,提出审核报告,不符合项及纠正措施建议,送交被审核部门负责人。有关的责任单位和人员应对不符合项及时采取纠正措施,内部审核员还要跟踪检查,确定不符合项得到纠正。内部审核一般采取抽样调查的方法,抽样既要确保一定的数量,也要确保一定的代表性。
内部审核是公司的自我检查过程,目的是对公司的社会责任管理体系运行情况进行评价,了解计划和程序是否得到正确的实施、程序文件是否符合标准要求。内部审核结果应上报各层次的管理者,以此来促进公司社会责任管理体系的完善和提高,这是社会责任管理体系的监督环节中不可缺少的,也是发现问题、解决问题和改进体系的重要手段。公司完成内部审核后才可以进行管理评审,在适当的时候申请外部认证审核。
对供应商/分包商和分供商的监控
一、标准要求
•公司应该建立和维持适当的程序,在评估和挑选供货商/分包商若情况允许下级供货商时应考虑其满足本标准要求的能力。
•公司应该保留适当的纪录记载供货商/分包商若情况允许下级供货商对社会责任的承诺,包括但不限于下列书面的承诺:
a)符合本标准的所有规定(包括本条规定);
b)在公司的要求之下参与公司的监督活动;
c)及时补救违反本标准规定的任何不符合事项;
d)及时完整的向公司通报所有与之有商业关系的其它供货商和分包商及下级供货商
• 公司应该维持合理的证据,证明供货商和分包商能够达到本标准中和各项规定。
• 除上述规定外如果公司接收处理或经营任何出自居家工人的供货商和分包商及下级供货商的产品和/或服务公司应采取特别措施保证这些居家工人享有以本标准规定向直接雇员提供的相似程度的保护这些特别措施包括但不限于:
a)订立具法律效力的书面购买合同载明最低要求应与本标准相符;
b)确保居家工人及所有与该书面购买合同有关人员理解并能贯彻合同要求;
c)在公司内保留详细记载有关居家工人身份所提供的产品/服务以及工作时数的全面资料;
d)频繁进行事先通知或未通知的审查活动以确保该书面购买合同得以贯彻实施。
二、理解要点
尽管标准没有要求对公司的供应商/分包商或分供商进行审核,标准仍然要求公司对其供应商和分包商采取必要的行动,最终将SA8000标准要求通过供应链推广到所有成员,从而更大程度地改善一个行业、一个地区,乃至全球的社会责任表现。
标准要求公司建立和维持适当的程序,根据供应商/分包商或分供商的社会责任表现,监督供应商/分包商,选择表现良好的,淘汰表现不好的,从而鼓励所有供应商/分包商或分供商采取措施改善其社会责任表现。
公司可以定期和不定期地访问供应商/分包商,检查供应商/分包商的社会责任表现,监督供应商/分包商的行动,发现不符合项时及时采取补救措施和纠正措施。公司还应了解供应商与其供应商/分包商的商业关系,防止供应商或分包商严重违反SA8000标准,如使用童工、监狱劳动和其他强迫劳动等。公司应保存供应商/分包商签署的社会责任承诺,以及公司监督供应商/分包商的活动证据。
对供应商/分包商和分供商的社会责任表现进行监督和控制,对公司来说是有一定困难的。由于买卖双方的利益冲突,供应商/分包商往往不愿将有关竞争性的因素,如原料来源、劳动成本、生产技术、生产流程、生产设备等资料提供给买方,特别是一些非重要的客户。
对于使用家庭工人作为供应商或分包商的公司,2001版标准提出了明确的规定,要求公司采取特别的措施,提供综合和有效的证据,确保家庭工人符合SA8000标准的要求。
处理疑虑和采取纠正行动
一、标准要求
•当员工和其它利益团体质疑公司是否符合或不符合公司政策或本标准规定的事项时,公司应该调查处理并做出反应;员工如果提供关于公司是否遵守本标准的资料,公司不可对其采取惩罚解雇或歧视的行为。
•如果发现任何违反公司政策和/或本标准规定事项,公司应该根据其性质和严重性,调配相应的资源予以适当的补救和纠正行动。
二、理解要点
关注公司社会责任表现的利益相关者有很多,其中主要包括公司雇员、工会组织、消费者组织、股东组织、妇女组织、儿童保护组织、社区组织、劳工团体和宗教团体等等。
标准要求公司将其社会责任承诺及表现向外界公开,特别是利益相关者,对利益相关者提出的建议、意见、要求和投诉,应作出积极的反应,如调查事件的原因,并作出回答。公司不得因员工向外界提供资料而采取惩罚、解雇或歧视等行为。
很多公司在工厂设立一个意见箱来收集工人的意见和建议。有些公司设立一个专线电话,定期开通以听取工人的意见。一种有效的办法是公司执行“开门政策”,工人可以随时向公司经理提出他们的问题。另外,工人代表和工会也可以起到有效的作用。
对于经查实的不符合项,公司应及时采取补救和纠正行动,并提供适当的人力、物力或财力资源。
对外沟通
一、标准要求
•公司应该建立和维持适当的程序,就公司在执行本标准各项要求上的表现,向所有利益团体定期提供相关的数据和资料,所提供的资料应该包括但不限于管理审核和监督活动的结果。
二、理解要点
公司应该建立与利益相关者的联系,如当地工会、商会、儿童保护组织、青年组织和劳工组织,向他们通报公司对外沟通的政策和程序,定期或不定期地向他们通报公司实施SA8000标准的成绩和问题。公司可以访问利益相关者或者邀请他们访问公司,安排他们与公司管理层和工人代表座谈,征询他们的意见。公司有必要制订对外沟通的计划并保存对外沟通的记录。
核实渠道
一、标准要求
•如果合同有此要求,公司应该给有关方面提供合理的信息和取得信息的渠道,以供其核实公司是否符合本标准规定;如果合同中有进一步的要求,公司应该透过采购合同的条文,要求供货商和分包商提供相似的信息和取得信息的渠道。
二、理解要点
与公司签署社会责任合约的利益相关者可能很多,一般包括公司客户、行业协会、当地工会、当地社区组织和当地政府等。零售商、品牌公司及其采购代理商是供应商和合约工厂的最重要的利益相关者之一。作为买家,他们可能要求公司签署承诺声明,承诺遵守社会责任守则,同意接受买家代表或者他们指定的审核机构对公司进行社会责任审核,公司则应当提供合理的资料和核实渠道。
有些合约可能要求公司采取措施,对其供应商和分包商的社会责任表现加以监督和控制,公司则应在其与供应商的采购合同中增加适当的条款,要求供应商执行。依次类推,供应商也应对其分包商进行监督和控制。
记录
一、标准要求
•公司应该保留适当的记录来证明公司符合本标准中的各项规定。
二、理解要点
标准没有具体要求公司应该建立并保持哪些记录才是“足够”,公司可以根据实际情况,本着“少而精”的原则,合理规划公司所要记录的种类、形式和内容。一般来讲,公司应当保持的记录包括:
(1)公司政策文件,如营业执照、公司组织架构图、劳动年审记录、公司守则、奖罚制度、劳动纪律、招工程序、工作时间安排、工资等级、工资计算方法、社会责任手册及程序文件。
(2)人事档案,如招工登记表、身份证副本、年龄证明副本、入职日期、劳动合同和员工表现记录。
(3)工作时间记录,如考勤表、工时记录卡、请假记录、加班记录和生产记录。
(4)工资福利记录,如工作成绩(产量)记录、工资表、工资计算记录、加班工资、津贴和奖金记录、扣款记录、社会保险资料和员工福利记录。
(5)安全卫生记录,如机器设备检查记录、灭火器检查记录、事故记录、安全计划、应急反应方案、空气测试报告、设备合格证书、疏散演习记录、安全培训记录和纠正行动记录。
(6)供应商档案,如供应商基本情况、供应商承诺书、供应商监督检查报告和记录、供应商纠正行动报告、供应商管理制度及供应商评估报告。
(7)对内外沟通记录,如对外沟通计划和报告,内部沟通计划和记录,投诉和申诉记录及处理结果。
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